L'application se renforce. Etes-vous pret ?
En decembre 2025, le controleur de l'Etat de New York a publie un audit accablant sur la maniere dont le Department of Consumer and Worker Protection (DCWP) de NYC a applique la Local Law 144, la reglementation phare de la ville sur les outils de decision automatisee en matiere d'emploi (AEDT).
Les conclusions etaient frappantes. Soixante-quinze pour cent des appels test au service NYC 311 concernant les problemes d'AEDT ont ete mal achemines et n'ont jamais atteint le DCWP. L'agence a interroge 32 entreprises et n'a trouve qu'un seul cas de non-conformite, tandis que les auditeurs du controleur examinant les memes entreprises ont identifie au moins 17 violations potentielles.
Le DCWP a accepte de revoir son approche d'application, notamment en renforceant le traitement des plaintes, en formant le personnel de maniere transversale et en menant des enquetes plus rigoureuses. Comme DLA Piper l'a note, les employeurs doivent s'attendre a une nouvelle phase d'application plus stricte avec des enquetes plus frequentes et des sanctions plus elevees.
Si vous utilisez l'IA quelque part dans votre processus de recrutement pour des postes touchant New York City, voici ce que vous devez faire maintenant.
Qu'est-ce qui constitue un AEDT ?
Avant de parcourir la liste de verification, il est utile de comprendre ce que la loi couvre reellement. Un outil de decision automatisee en matiere d'emploi est tout processus informatique derive de l'apprentissage automatique, de la modelisation statistique, de l'analyse de donnees ou de l'intelligence artificielle qui produit un resultat simplifie (score, classification ou recommandation) utilise pour assister substantiellement ou remplacer la prise de decision discretionnaire pour les decisions d'emploi.
En termes pratiques, cela inclut :
- Les outils de tri de CV qui classent, filtrent ou notent les candidats
- Les plateformes d'entretien video qui analysent les expressions faciales, le ton ou le choix des mots
- Les evaluations par chatbot qui evaluent les reponses des candidats
- Les algorithmes de correspondance de candidats qui recommandent des candidats pour des postes
- Les outils de promotion interne qui notent les employes pour l'avancement
L'expression cle est « assister substantiellement ou remplacer ». Si un decideur humain examine les scores ou classements generes par l'IA comme facteur significatif dans le recrutement, cet outil est probablement un AEDT.
La liste de verification de conformite en 7 etapes
Etape 1 : Inventoriez chaque outil d'IA dans votre processus de recrutement
Commencez par cartographier chaque outil qui intervient dans l'evaluation des candidats. Cela inclut les outils que vous avez developpes en interne et les outils fournis par des prestataires. De nombreuses entreprises sont surprises de decouvrir des AEDT integres dans les systemes de suivi des candidatures, les plateformes de marketing de recrutement ou les fournisseurs d'evaluations qu'elles pensaient etre purement manuels.
Ce qu'il faut documenter pour chaque outil :
- Nom de l'outil et fournisseur
- Ce qu'il fait (tri, notation, classement, correspondance)
- Quelles donnees il ingere (CV, video, reponses aux evaluations)
- S'il produit un score, une classification ou une recommandation
- Si ce resultat assiste substantiellement ou remplace une decision humaine
Si un prestataire fournit l'outil, contactez-le au sujet de sa posture de conformite a la Local Law 144. Notez que la loi n'impose pas d'obligations directes aux fournisseurs, donc la cooperation depend de votre relation contractuelle.
Etape 2 : Determinez si vous etes concerne
La Local Law 144 s'applique aux employeurs et aux agences pour l'emploi qui utilisent des AEDT pour evaluer des candidats ou des employes qui resident a New York City. Votre entreprise n'a pas besoin d'etre basee a NYC. Si vous recrutez pour un poste a distance et qu'un candidat vit dans l'un des cinq arrondissements, la loi s'applique a l'evaluation de ce candidat.
Vous etes concerne si :
- Vous avez des employes a NYC
- Vous evaluez des candidats qui resident a NYC
- Vous utilisez des AEDT pour les promotions d'employes bases a NYC
- Vous etes une agence pour l'emploi placant des candidats dans des postes a NYC
Etape 3 : Selectionnez un auditeur independant
La loi exige qu'un auditeur independant realise l'audit de biais. Le DCWP ne tient pas de liste approuvee d'auditeurs, la selection releve donc de votre responsabilite.
Ce qu'il faut rechercher chez un auditeur :
- Independance : L'auditeur ne doit pas avoir d'interet financier dans l'AEDT audite. Un fournisseur ne peut pas auditer son propre outil, mais il peut coordonner la collecte de donnees pour un auditeur tiers.
- Competence technique : Recherchez une experience en analyses d'impact defavorable, en tests d'impact disparate et en regle des quatre cinquiemes. L'IAPP propose des conseils pratiques sur ce qui fait un auditeur qualifie.
- Transparence methodologique : L'auditeur doit documenter clairement son approche, ses exigences en matiere de donnees et ses methodes analytiques.
Un fournisseur peut faire realiser un audit de biais par un auditeur independant sur son outil et partager ces resultats avec vous. Si votre fournisseur dispose deja d'un audit en cours de validite, vous pouvez peut-etre l'utiliser plutot que de commander le votre, a condition qu'il couvre la meme configuration d'outil que vous deployez.
Etape 4 : Realisez l'audit de biais
L'audit de biais doit calculer le taux de selection (ou le taux de notation) pour chaque categorie demographique et le ratio d'impact, qui est le ratio entre le taux de chaque groupe et le groupe ayant le taux le plus eleve.
Categories demographiques requises :
- Sexe (incluant homme, femme et non-binaire/autre)
- Race/ethnicite (toutes les categories EEOC)
- Categories intersectionnelles (sexe croise avec race/ethnicite)
Comment fonctionnent les ratios d'impact :
Si les hommes sont selectionnes a un taux de 60 % et les femmes a 40 %, le ratio d'impact pour les femmes est de 40/60 = 0,67 (67 %). Selon la regle des quatre cinquiemes, un ratio d'impact inferieur a 80 % peut signaler un impact defavorable envers ce groupe.
L'audit doit utiliser soit les donnees historiques provenant de l'utilisation reelle de l'outil, soit des donnees de test si les donnees historiques sont insuffisantes. L'auditeur documente les conclusions dans un rapport de synthese.
Etape 5 : Publiez les resultats de l'audit
Vous devez rendre les resultats de l'audit de biais accessibles au public sur votre site web. Le resume publie doit inclure :
- La date de l'audit de biais le plus recent
- La distribution des resultats de l'AEDT selon les categories demographiques requises
- La source et l'explication des donnees utilisees
- Le nombre de personnes evaluees par l'AEDT
Il n'y a pas de format prescrit, mais les informations doivent etre clairement accessibles. De nombreuses entreprises creent une page de conformite dediee ou l'ajoutent a leur section carrieres.
Etape 6 : Notifiez les candidats et les employes
Avant d'utiliser un AEDT, vous devez fournir un avis aux candidats ou aux employes au moins 10 jours ouvrables avant l'utilisation de l'outil. L'avis doit inclure :
- Qu'un AEDT sera utilise dans l'evaluation
- Les qualifications et caracteristiques du poste que l'AEDT evaluera
- Le type de donnees collectees pour l'AEDT
- La source des donnees
- Votre politique de conservation des donnees
Les candidats doivent egalement etre informes de leur droit a demander un processus de selection alternatif ou un amenagement, lorsque cela est raisonnablement disponible.
Ou fournir l'avis :
- Dans l'offre d'emploi elle-meme
- Dans une communication ecrite separee (e-mail, lettre) au moins 10 jours ouvrables avant l'utilisation
- Sur votre page carrieres dans un emplacement visible
Etape 7 : Mettez en place une cadence de conformite annuelle
L'audit de biais doit etre effectue au moins une fois tous les 12 mois. Vous ne pouvez pas utiliser un AEDT si plus d'un an s'est ecoule depuis son audit le plus recent.
Calendrier annuel recommande :
| Mois | Action |
|---|---|
| Mois 1 | Examiner l'inventaire des AEDT pour les outils nouveaux ou modifies |
| Mois 2-3 | Solliciter un auditeur et fournir les donnees |
| Mois 4-5 | Audit realise et rapport delivre |
| Mois 6 | Publier les resultats mis a jour, verifier les avis aux candidats |
| Mois 7-12 | Surveiller les modifications d'outils necessitant un nouvel audit |
| En continu | Enregistrer toute utilisation d'AEDT, maintenir les dossiers de notification des candidats |
Si vous modifiez la configuration de l'AEDT, reentraine un modele ou changez de fournisseur en cours de cycle, evaluez si un nouvel audit est necessaire.
Erreurs courantes a eviter
Penser que la loi ne s'applique qu'aux entreprises basees a NYC. Elle s'applique a tout employeur evaluant des candidats qui resident a NYC, quel que soit le siege de l'entreprise.
Ignorer les outils fournis par les prestataires. Si votre fournisseur d'ATS inclut un tri alimente par l'IA, c'est un AEDT. L'obligation de conformite vous incombe en tant qu'employeur, pas au fournisseur.
Traiter l'audit comme un evenement ponctuel. Les audits expirent apres 12 mois. De nombreuses entreprises ont effectue leur premier audit en 2023 et ne l'ont pas mis a jour depuis.
Ne pas proposer de processus alternatif. La loi exige que vous informiez les candidats qu'ils peuvent demander une alternative. Si vous n'avez pas d'alternative disponible, vous devez documenter pourquoi et envisager d'en mettre une en place.
Publier les resultats de l'audit dans un emplacement inaccessible. Enterrer le resume dans un PDF derriere plusieurs clics peut ne pas satisfaire l'exigence de disponibilite publique. Rendez-le facile a trouver.
Ce que l'audit du controleur signifie pour les employeurs
L'audit du controleur de decembre 2025 a ete un signal d'alarme pour deux raisons.
Premierement, il a revele que l'application par le DCWP a ete minimale. De nombreuses entreprises n'ont pas fait l'objet de controles, ce qui a peut-etre cree un faux sentiment de securite.
Deuxiemement, le DCWP s'est engage a corriger chaque lacune identifiee par le controleur. Cela signifie un meilleur acheminement des plaintes, des enqueteurs mieux formes et une application plus proactive. L'agence passera probablement de sa posture reactive actuelle a une recherche active des employeurs non conformes.
Les entreprises qui ne sont pas encore en conformite devraient considerer ceci comme la derniere fenetre pour mettre de l'ordre avant que l'application ne se renforce.
Comment VerifyWise peut aider
VerifyWise couvre les exigences quantitatives essentielles de la Local Law 144 : le calcul de l'audit de biais proprement dit, l'analyse par categorie demographique, les ventilations intersectionnelles et la tenue de registres de conformite. Voici ce que la plateforme fournit en correspondance directe avec chaque exigence de la LL144.
| Exigence LL144 | Couverture VerifyWise |
|---|---|
| Audits de biais annuels | Module d'audit de biais dedie avec cycle de vie complet : creer, executer, examiner les resultats et archiver |
| Analyse du taux de selection | Moteur qui calcule les taux de selection par groupe pour toutes les categories demographiques |
| Ratio d'impact (regle des quatre cinquiemes) | Calcul automatique du ratio d'impact avec seuil configurable de 0,80 et detection des signalements |
| Categories EEO Composante 1 | Preset preconfigure avec sexe (2 groupes) et race/ethnicite (7 groupes) |
| Analyse intersectionnelle | Tableau croise automatique sexe-par-race couvrant les 14 combinaisons |
| Exclusion des petits echantillons | Les groupes representant moins de 2 % du total des candidats sont exclus des calculs de ratio selon les directives du DCWP |
| Metadonnees de l'audit | Capture le nom de l'AEDT, la date de distribution et la description de la source des donnees |
| Documentation de conformite | Piste d'audit complete avec resultats horodates, instantanes de configuration et ventilations par groupe |
| Transparence des donnees | AI Trust Center pour la divulgation publique des resumes d'audit, satisfaisant l'exigence de publication |
| Export des resultats | Telechargement JSON des resultats d'audit complets pour partage avec les auditeurs ou regulateurs |
Au-dela de l'audit de biais lui-meme, VerifyWise prend egalement en charge la gestion de l'inventaire des AEDT, la gestion des modeles de notification aux candidats et le suivi de la publication des audits pour vous aider a rester au sommet du cycle de conformite complet.
Si vous gerez la conformite a la Local Law 144, lancez une evaluation gratuite ou reservez une consultation pour discuter de votre situation specifique.